TEMA 3: SECRETARÍA Y ARCHIVO
3.1.- CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
La necesidad de guardar la documentación surge de dos aspectos fundamentales:
a) Necesidad de información documental
La necesidad de guardar la información surge del interés propio de la empresa.
Todos los documentos, impresos y comunicaciones que se realizan en la empresa, constituyen su vida empresarial y son fuentes de información, necesarias para poder resolver sus operaciones de forma adecuada y decidir de forma adecuada ante otros casos iguales o similares.
b) Normativa legal
Según el código de comercio (art 30) los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
(Ejemplo la Agencia Tributaria estipula cuatro años a partir de la declaración del impuesto al que afectan)
Ahora bien, debemos distinguir diferentes clases de documentación, ya que no todos los documentos deben ser guardados durante el mismo tiempo, así tenemos por ejemplo:
- La documentación que acredita la propiedad de los bienes por parte de la empresa deberá ser conservada permanentemente.
- La documentación de ámbito interno y no relacionada con terceros, se conservará durante el tiempo que sea vigente.
3.2.- EL ARCHIVO
El archivo es el lugar donde se conserva el conjunto de los documentos de la empresa. Es también el conjunto de estos documentos.
Un archivo debe servirnos para:
· Ser un centro de información
· Tener perfectamente ordenados y conservados los documentos que contiene.
· Constituir la memoria de la empresa, es decir, su historial.
· Otros fines.
Para ello es necesario seleccionar adecuadamente los documentos y aplicar normas generales y precisas, facilitando el acceso a los documentos que contiene de forma rápida.
3.3.- MECANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El ordenador se ha convertido en el elemento material por excelencia para el manejo de la información. Algunas aplicaciones de uso general son las siguientes:
· Procesador de Texto.- Nos permite tener grabadas las comunicaciones, utilizar modelos ya realizados y grabados sin tener que volver a mecanografiar, confecionar gráficos, etc.
· Base de datos.- Programa informático mediante el cual podemos tener almacenados una serie de datos y trabajar con ellos: direcciones de interés, distribuidores, clientes, etc
· Hoja de cálculo.- Se utiliza para la elaboración de presupuestos, listas de precios, estadísticas, etc.
También se comercializan otros programas que ayudan a realizar funciones propias de la empresa (Nominaplus, Contaplus,..) y otras empresas tienen sus propios programas de gestión según sus necesidades.
Existen medios que bien de forma individual o bien combinados con el ordenador suponen un gran avance en la transmisión de datos:
- Modems- Mediante la utilización de la red telefónica, ponemos en contacto dos o más ordenadores, lo cual permite la transmisión de datos entre ellos
- Telefax- Está conectado a una línea telefónica y podemos enviar copias o gráficos.
3.4.- CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Las empresas han de mantener necesariamente relaciones con el exterior (personas y organismos relacionados con la actividad empresarial) y con el interior (avisos y comunicaciones entre el personal de la empresa)
Las principales características de la comunicación escrita son:
1.- La escritura es comunicación diferida, el emisor no tiene porqué estar presente en el momento de la recepción del mensaje. Esta circunstancia priva al lenguaje escrito de todos los recursos expresivos de que goza el oral.
De este hecho derivan dos de las desventajas relativas de la escritura frente a la palabra:
- Resulta más difícil expresar una idea o describir un objeto por medio de la escritura que a través de la palabra.
- Los mensajes escritos no permiten la retroalimentación inmediata, ya que no es posible hacer preguntas u obtener aclaraciones inmediatas.
2.- Requiere la elaboración del mensaje.
Al disponer sólo del recurso de las palabras escritas para expresar las ideas, es necesario reflexionar sobre el contenido y la forma para que el mensaje se entienda adecuadamente, por ello debemos tomarnos cierto tiempo para reflexionar sobre lo que escribimos, elaborar cuidadosamente el texto, modificarlo en todo o en parte, o añadirle nuevos elementos.
3.- Permite la comunicación múltiple y simultánea.
La escritura ofrece la posibilidad de emitir el mismo mensaje a muchas personas a la vez, aún cuando se encuentren muy distantes unas de otras.
4.- Permanencia
Los mensajes escritos perduran mientras existen los soportes que los sustentan, y esta es otra razón más para que nos esmeremos en la redacción, cualquier error o incorrección permanecerá mientras exista el soporte en el que se encuentra.
En este apartado vamos a estudiar algunas de las comunicaciones escritas más importantes:
a) Carta comercial
b) Saluda
c) Notas interiores
d) Citaciones
e) Actas
f) Certificados
g) Instancia
h) Declaraciones
i) Oficio
A.- LA CARTA COMERCIAL
Constituye la forma de comunicación por excelencia en el ámbito de las comunicaciones empresariales.
1.- Normas de redacción
Entre las normas más importantes de redacción de cartas comerciales, podemos destacar las siguientes:
a) En cuanto a la estética de la carta debemos cuidar: papel en el que se escribe (normalmente tamaño folio), márgenes y puntos y aparte(no escribir todo seguido)
b) El contenido debe exponerse de forma correcta, clara y concisa.
c) Las reglas básicas de redacción comercial son:
- corrección gramatical: no cometer faltas de ortografía
- Vocabulario correcto: utilizar las palabras adecuadas
- Riqueza léxica: dominio de nuestro idioma
2.- Partes de una carta comercial
a) Encabezamiento:
· Membrete: datos del que escribe.
Se ubica en la parte superior de la hoja, ya sea centrado, alineado con el lado izquierdo, a bien ocupando toda la anchura del papel. En él podemos ver el nombre completo de la empresa u organización, el logotipo o anagrama representativo, la dirección completa, números de teléfono y telefax, y otros datos de interés como el NIF, apdo de correos, las direcciones de otras sucursales, etc.
Es normal que las empresas dispongan de papel de cartas en el que ya figura impreso el membrete.
· Fecha . Corresponde al día en el que se escribe la carta.
· Dirección del destinatario Datos de la persona a la que se dirige la carta. Entre otros nombre y apellidos, dirección completa.
Cuando el destinatario es una persona física, el nombre va precedido del tratamiento Don o Doña, o sus abreviaturas D. o Dña
El nombre de las empresas se escribe todo en mayúsculas.
Ejem: MANUFACTURAS CALVO
Si la carta se dirige a una persona o a un departamento determinados dentro de la empresa, lo haremos constar.
Ejemplos: COMERCIAL EL CALVO
A la atención de la Sra , Jiménez ó A/A de la Sra. Jiménez
A /A de la Sección de ventas
· Referencias: breve anotación que resume el contenido de la comunicación, el asunto. También puede utilizarse una fecha o un número para adelantar el motivo de dicha comunicación
b) Cuerpo:
· Saludo.Por medio del saludo tomamos contacto personal con el destinatario de la carta.
En las relaciones empresariales, el destinatario suele ser una persona (o grupo de personas) que nos resulta desconocida o con la que tenemos poco contacto; esto nos obliga a utilizar como saludo ciertas fórmulas de cortesía que han de ser breves y sencillas.
Las fórmulas de saludo más empleadas en la actualidad son:
- Distinguido/a Señor/a
- Estimado/a cliente
- Señor/a
- Estimado amigo/a
- Estimado Señor/a
Debemos tener en cuenta las variantes del femenino y plural, adaptadas al destinatario o destinataria
· Texto, el motivo de la comunicación.
Ocupa la parte central del papel y constituye el núcleo principal de la carta donde se contiene todo el mensaje.
A la hora de dar forma al mensaje y plasmarlo en la carta, tendremos que poner en funcionamiento todos nuestros conocimientos sobre sintaxis y redacción, junto con otras habilidades comunicativas.
Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado… puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.
Una vez que tenemos definido qué vamos a decir en la carta, tenemos que trabajar sobre cómo lo diremos. Algunas de las condiciones que deben cumplir las comunicaciones en general son: claridad, brevedad, corrección, sencillez, sentido común y adecuación.
c) Cierre
· Despedida: debe ser breve y cortés. Se utilizan para este fin frases breves y sencillas que sirven como conclusión y cierre. Debe redactarse en consonancia con el tono empleado en el saludo, y concordando gramaticalmente con el mismo.
En cartas comerciales se utilizan expresiones como:
Un cordial saludo Reciba un saludo
Le saludamos atentamente Atentamente
Cordialmente
· Firma: nombre apellidos y cargo. Es un elemento esencial de la carta; esta carecerá de validez si no está firmada. La persona que estampa su firma en el documento se responsabiliza por completo de su contenido.
Se colocará a continuación de la despedida, generalmente a la derecha, aunque también puede situarse a la izquierza o centrada y consta de tres partes:
- Firma autógrafa: Es la rúbica escrita del propio puño y letra.
Si la persona que envía la carta, y que debería firmarla, no puede hacerlo por encontrarse ausente y autoriza a otra persona a firmar en su nombre, se reflejará esta circunstancia mediante la abreviatura que corresponda: P.O (por orden)
P.P (por poder)
P.A (por autorización)
- Nombre del firmante. Nombre y apellidos. Se coloca debajo de la rúbrica y va impreso por el mismo sistema que el resto de la carta
- Cargo que ocupa el firmante: Se escribe debajo del nombre. Es la referencia de la persona que escribe, y sirve al destinatario para saber a quien debe dirigir la respuesta. Ejem Asesora fiscal
· Anexos. Cuando la carta va acompañada de algún otro documento, como una factura, cheque, catálogo, tarifa, informe, etc, se reflejará al pie de la carta, de esta manera se evitan errores o extravíos. Ejemplo:
Anexo: catálogo
(Fotocopia de carta comercial)
CARTA COMERCIAL
Nombre de la empresa (que escribe la carta)
Calle
C.P y Ciudad
ENCABEZAMIENTO
S/Ref
N/Ref
Localidad y fecha
Nombre de la empresa ( a la que dirige la carta)
Calle
C.P y Ciudad
(Saludo):
------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------- CUERPO (texto)
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
(despedida)
CIERRE
Firma
(nombre y cargo)
B.-SALUDA
DEFINICIÓN:
Es una comunicación breve, utilizada por todas aquellas personas que, por el cargo que ocupan, se ven obligadas a saludar a otras de forma protocolaria.
El saluda forma parte de las comunicaciones externas de la empresa. Es un escrito breve utilizado para transmitir avisos, notificaciones, felicitaciones, invitaciones,…
Lo emplean los jefes de empresa, directores generales, directores de institutos, alcaldes, directores de entidades y personas que ostentan cargos públicos.
NORMAS DE REDACCIÓN:
1.- Normalmente se utiliza papel tamaño cuartilla y grueso.
2.- Suele estar impreso en parte y luego se cumplimenta con el texto apropiado para cada una de las ocasiones.
3.- Está escrito en 3ª persona.
4.- Es formal y conciso, se escribe en sentido vertical.
5.- No se indica la dirección del destinatario ni se firma.
PARTES DE UN SALUDA:
Distinguimos 3 partes:
- Encabezamiento
- Cuerpo
- Cierre
1.- Encabezamiento: Cargo o título de la persona que lo realiza, y a continuación la palabra SALUDA ( En mayúsculas). El encabezamiento va impreso en la cuartilla.
2.- Cuerpo: Se inicia con la preposición "a" en minúscula, luego el nombre del destinatario en mayúscula y a continuación el texto que se desea comunicar
3.- Cierre: El pie del saluda consta de:
· Nombre y dos apellidos del remitente
· Frase de cortesía que se adopte.
· Localidad y fecha en que se expide.
El nombre y la frase de cortesía normalmente van impresos, y en algunas ocasiones la población.
FRASES DE CORTESÍA QUE MÁS SE SUELEN UTILIZAR.
· “ Aprovecha la ocasión para ofrecerle sus respetos”.
· “ Aprovecha gustoso esta ocasión para ofrecerle su consideración”
· “ Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle el testimonio de su consideración más distinguida”
· “ Aprovecha gustoso la ocasión para hacerle presente el testimonio de su consideración más distinguida”
· “ Esperando verse favorecido con su confianza le afrece el testimonio de consideración más distinguida”
C.- NOTAS INTERIORES O MEMORANDUMS
DEFINICIÓN: Son aquellas comunicaciones que se llevan a cabo dentro del ámbito de la empresa o entidad. Se utilizan como medio de comunicación entre departamentos, secciones o empresas, cuando su forma de organización así lo requiere.
NORMAS DE REDACCIÓN:
Tanto el papel como la estructura o forma de la comunicación son variables, dependen de las necesidades de cada empresa.
Normalmente se realiza por duplicado, el original y una copia se llevan al destinatario, quien devolverá la copia firmada como justificante de haberla recibido.
PARTES:
Una nota interior suele constar de los siguientes elementos:1.- Encabezado
2.- Cuerpo
3.- Cierre
1.- Encabezado:
a- Membrete – Nombre de la empresa o entidad que ya va impreso.
b- Referencia- Situada debajo del membrete, es una línea donde se pondrán los nombres de quien se comunican. Normalmente figuran impresas la palabra “DE”… detrás de la cual se escribe el nombre de la persona o departamento que lo remite, y “A”.. o “PARA”.. seguido del departamento o persona a quien se envía.
c- Asunto – Esta palabra va impresa literalmente y a continuación se redacta de forma escueta el motivo que origina la comunicación.
2.- Cuerpo: Es el espacio en el que se redacta la comunicación, siendo su principal misión el recordar un determinado asunto o negocio.
3.- Cierre: En el cierre va la localidad, la fecha y la firma del remitente.
Normalmente se deja espacio para que el destinatario firme la conformidad de haber recibido el mensaje.
Ejercicio:
1.- Redacta un Memorandum con los siguientes datos:
Membrete : Fabricantes Totan, 23
De 30203 Murcia
Murcia tfno 35 03 00
Fax 09 84 32
Fecha : 17 de octubre de 2000
Lo envía el Director General al departamento de exportaciones.
El objeto es recordar que el pedido Nº 5342 con destino al Reino Unido urge enviarlo antes de siete días, de lo contrario sería anulado.
La nota va dirigida a Javier Arés López del departamento de exportación.
D.- CITACIONES
Son citaciones breves que se envían a los componentes de una sociedad, ya sea una empresa societaria o una comunidad vecinal, para convocarles a una reunión o asamblea, comunicándoles el día, la hora y el lugar.
Estas citaciones deben ir acompañadas del orden del día. Puede incorporarse o no a la citación una autorización previendo que el destinatario no pueda asistir o quiera delegar su voto en otra persona, en caso de que se realice una votación.
COMUNIDAD DE PROPIETARIOS
GARAJE TIRMA
Avda Tres Cruces, Nº 25
Zamora
Por la presente le convoco a Vd. a la Junta General Ordinaria de propietarios del Garaje TIRMA, que se celebrará el día 18 de Febrero de 2005, a las 18:30 en primera convocatoria y a las 19:00 horas en segunda y última en la Sala de Juntas de la Cooperativa TIRMA , sita en la avda Tres Cruces, núm 25, con el siguiente
Orden del Día
1. Aprobación, si procede, del acta de la Junta anterior.
2. Informe y aprobación, si procede, de la gestión realizada por la Junta Rectora en el ejercicio 2004
3. Aprobación, si procede, de las cuentas del ejercicio 2004
4. Renovación de la Junta Rectora de la Comunidad
5. Ruegos y preguntas
Con el ruego de su asistencia a dicha junta por los temas de gran importancia a tratar, le saluda atentamente.
Zamora a 25 de Enero de 2005
PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD
Fdo Angel Casaseca Muñoz
BOLETÍN DE ASISTENCIA O DELEGACIÓN A LA JUNTA GENERAL ORDINARIA DE LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS DEL GARAJE TIRMA A CELEBRAR EL DÍA 18 DE FEBRERO DE 2005
D.--------------------------------------------------------------------------------con domicilio en----------------------------------------------------------autorizo a D.------------------------------------------------------, copropietario del garaje TIRMA, a representarme en la Junta General Ordinaria del día 18 de Febrero de 2005
Fdo.:------------------------------------------
E.- ACTAS
DEFINICIÓN: Son comunicaciones de régimen interior que sirven para dar fe de cuanto ha sucedido en una reunión. Recogen todos los acuerdos adoptados y un resumen de lo manifestado por los asistentes a la misma.
REQUISITOS ESENCIALES:
· Relación de asistentes
· Asuntos tratados
· Forma y resultado de la votación
· Acuerdos alcanzados
· Circunstancias del lugar y tiempo de la celebración.
· Frase hecha " Y no habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión, a las veintiuna horas del día anteriormente citado"
· Firma del Secretario y Vº Bº del Presidente o de aquellos que determinen los estatutos y bases que rijan los organismos.
F.- CERTIFICADO
DEFINICIÓN : El certificado es la comunicación escrita en la cual se da fé o se deja constancia de un hecho determinado, para que surta efectos legales o administrativos.
NORMAS DE REDACCIÓN:
Entre las normas de redacción de certificados, podemos destacar las siguientes:
· En general, se escribe en tercera persona, pero puede hacerse también en primera.
· En cuanto a su presentación, puede utilizarse tamaño folio o cuartilla
PARTES DE UN CERTIFICADO:
Al igual que la mayoría de los documentos consta de: - Encabezamiento
- Cuerpo
- Cierre
1.-Encabezamiento: comprende:
a.- El membrete- en el que figuran los datos de la entidad u organismo que extiende la certificación.
b.- El encabezamiento, propiamente dicho, en el que aparece el nombre y apellidos de la persona que extiende el certificado y el cargo con que lo hace. Debe escribirse todo en mayúsculas.
2.- Cuerpo:
Texto:- Se inicia con las expresiones “ Certifica(o): Que ”, y a continuación se redactan los hechos que se certifican.
Cuando son varios los asuntos que se han de certificar se escribirán en párrafos aparte, empezando cada uno de ellos con la conjunción “ Que”.
3.- Cierre:
a- Frase final que normalmente comienza “ Y para que conste..” “ Y para que se haga constar”
b- Localidad y fecha en letra
c- Firma y sello. Da validez al certificado
Lo firma la persona que certifica, esta es la que realmente da validez al certificado y se responsabiliza de su veracidad. El sello del organismo o empresa que extiende el certificado se estampará al lado de la firma.
d- Visto bueno. En las certificaciones extendidas por Organismos Públicos, es obligatorio que las certificaciones extendidas lleven el visto bueno de la persona que tiene un cargo inmediatamente superior al firmante. Las abreviaturas Vº Bº, se colocan en la parte inferior izquierda. Las personas que firman el visto bueno no dan fé de las certificaciones, sino que reconocen la firma de la persona que lo expide.
FRASES UTILIZADAS EN EL CIERRE DE LOS CERTIFICADOS
1.- “Y para que conste y surta los efectos oportunos, expido la presente certificación en …”
2.- “Y para que conste y a petición del interesado, expido el presente certificado en …”
3.- “Y para que pueda hacerlo constar donde convenga…”
4.- “Y para que conste a los efectos oportunos, expido el presente en…”
5.- “Y para que conste, a petición de la interesada y a los efectos que considere convenientes, expido y firmo el presente en …”
G.- INSTANCIA
DEFINICIÓN :La instancia es una solicitud por escrito dirigida a luna autoridad competente en demanda o solicitud de alguna petición.
Es aconsejable realizar la instancia por duplicado, con el fin de que la oficina donde se presenta pueda sellar la copia, que servirá de recibo o justificante.
NORMAS DE REDACCIÓN:
1.- El papel utilizado para su presentación es siempre en tamaño folio.
2.- Se redacta en tercera persona.
3.- Debe estar centrada en el folio, empezando a 1/3 del margen izquierdo.
4.- Ha de ser breve y respetuosa.
5.- La fecha debe escribirse en letra.
6.- Las palabras “ EXPONE” y “SOLICITA” , el tratamiento, el nombre y apellidos del solicitante deben consignarse en letras mayúsculas.
PARTES DE UNA INSTANCIA:
Al igual que la mayoría de los documentos: - Encabezamiento
- Cuerpo
- Cierre
1.- Encabezamiento: Consta de los datos personales del solicitante.
· Nombre y Apellidos ( se acostumbra a escribirlos en mayúsculas)
· Domicilio
· Lugar de nacimiento
· Profesión
· Estado civil
· D.N.I
Al comienzo del encabezamiento pueden escribirse las frases “ El que suscribe, D….” Ó “ El abajo firmante D...”, aunque en la actualidad tiende a omitirse este lenguaje retórico, y se aconseja escribir directamente en letras mayúsculas el nombre y los apellidos de la persona que firma la instancia.
Ejem: DOÑA LEONOR SOLER VALLES, natural de…
Una instancia puede presentarse en nombre propio o en el de otra persona, organismo, institución, o grupo de personas, en cuyo caso se hará constar en el encabezamiento.
Ejem: DOÑA SARA PÉREZ MARTÍN, en su calidad de Delegada de alumnos de segundo de Bachillerato de Humanidades y Ciencias Sociales, en el Instituto Arribes de Sayago de Bermillo de Sayago
2.- Cuerpo: Es el texto del escrito y comprende : - Exposición
- Solicitud
a.- La exposición está compuesta por todos aquellos datos o motivos que dan lugar a la solicitud.
Se inicia con la palabra “ EXPONE” acompañada de los puntos y escrita en letras mayúsculas.
A continuación se pone siempre la palabra “QUE” para empezar a exponer los motivos de la petición. Si en el escrito incluimos diversos asuntos, o varias razones, estas se detallarán de manera clara y concisa, utilizando para cada una de los párrafos distintos que empiezan la palabra “QUE”, y terminando el último párrafo con la frase: “ es por lo que”
Ejem:
EXPONE: Que…..(asunto de la petición)…
Que…. ( otro motivo)….
Que … ( otra razón)……
………..es por lo que,
b.- Solicitud. Se formula la petición que se quiere hacer, escribiendo la palabra “SOLICITA” siempre en letras mayúsculas.
En este apartado se resume las consecuencias de todo lo expuesta anteriormente, haciendo la petición concreta, clara y concisa.
3.- Cierre:
a.- Localidad y fecha en letra, para determinar la validez del escrito y evitar cualquier rectificación.
b.- Debajo de la fecha se pone la firma.
c.- El pie- Es la línea donde figura el tratamiento, nombre, cargo y localidad de la persona a quien se dirige la instancia, que figura en la parte inferior del folio, en mayúsculas y sin margen.
El tratamiento normalmente se pone en abreviatura ( Sr, S.A.R., V.E. ILMO,)
MODELO DE INSTANCIA
DATOS DEL QUE PRESENTA LA INSTANCIA :
NOMBRE Y APELLIDOS, EDAD, DNI, LOCALI-
ENCABEZAMIENTO DAD, DOMICILIO, PROFESIÓN, TELÉFONO,…
EXPONE: Que __________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Que ___________________________________
_________________________________________
CUERPO _________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
es por lo que,
SOLICITA: Que___________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Localidad, día, mes y año (todo en letra)
FIRMA
CIERRE
TRATAMIENTO Y CARGO DE LA PERSONA A LA QUE VA DIRIGIDA. LOCALIDAD
(todo en mayúsculas)
H.- DECLARACIONES
DEFINICIÓN: Son unas comunicaciones por las cuales los particulares manifiestan a la Administración la existencia de ciertos hechos.
Podemos distinguir: - Simples
- Juradas. La declaración jurada es un autocertificado. Una persona declara bajo juramento la veracidad de un hecho.
No existe normativa en cuanto al tamaño del papel y a la estructura que se utiliza para su redacción.
Las partes de que consta son las siguientes:
· Datos personales
· Efecto al que se declara
· Contenido: lo que declaramos
· Localidad, fecha y firma.
Declaración jurada
D. Juan Loza Sera, con domicilio en Madrid, C/ Santander, 12, 4º A, y con Documento Nacional de Identidad número 23.234.234-G, DECLARA BAJO JURAMENTO, a efectos de concesión de Ayuda para el estudio, que sus ingresos anuales son de 7.200 euros (siete mil doscientos euros)
Madrid, a 12 de diciembre de 2004
I.- OFICIO
DEFINICIÓN: Es un escrito utilizado por los Organismos Públicos para comunicarse con personas empresas u otros Organismos.
PARTES:
1.- Encabezamiento. Que consta de :
- Membrete del Organismo que lo emite
- Referencias. Normalmente se utiliza la fecha o el nombre del departamento o sección que lo emite.
- Asunto. Motivo que origina la comunicación
- Nº: es el número de orden.
2.- Cuerpo. Es el texto del escrito
3.- Cierre. Comprende:
- la fecha,
- antefirma (cargo) y firma,
- el sello (a la izquierda)
- el pie: nombre y dirección o cargo y organismo de la persona a quien se dirige.
Modelo de oficio
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA
Madrid
Asunto: Reclamación beca
Ref.: 23/10/2004
Nº.: 5457
Le comunicamos que una vez revisada la documentación, y valorados los informes que obran en nuestro poder, NO PROCEDE la concesión de la beca objeto de reclamación.
Madrid, 20 de noviembre de 2004-09-30
EL SUBSECRETARIO
D. LUIS SANZ SANZ. c/ MENOR, 34. 44.000 Teruel
Modelo de declaración jurada
Declaración jurada
D. Juan Loza Sera, con domicilio en Madrid, C/ Santander, 12, 4º A, y con Documento Nacional de Identidad número 23.234.234-G, DECLARA BAJO JURAMENTO, a efectos de concesión de Ayuda para el estudio, que sus ingresos anuales son de 7.200 euros (siete mil doscientos euros)
Madrid, a 12 de diciembre de 2004
Modelo de oficio
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA
Madrid
Asunto: Reclamación beca
Ref.: 23/10/2004
Nº.: 5457
Le comunicamos que una vez revisada la documentación, y valorados los informes que obran en nuestro poder, NO PROCEDE la concesión de la beca objeto de reclamación.
Madrid, 20 de noviembre de 2004-09-30
EL SUBSECRETARIO
D. LUIS SANZ SANZ. c/ MENOR, 34. 44.000 Teruel
